第一章 NAS 企业文档管理系统 2

一、 文档管理：企业之殇 2

二、 企事业单位对文档管理遇到的比较典型的问题 3

三、 NAS功能介绍 4

第二章 实例使用介绍 6

一、 文档资料统一管理 6

二、 电脑如何通过共享使用NAS 9

三、 如何海量存储中对文件进行全文查找 10

四、 将电脑零散的文件集中同步到NAS统一归档管理 10

五、 如何为同步的部门设置权限 12

六、 移动办公管理，如何使用手机平板 13

七、 如何将本地NAS文件与公有云同步 18

八、 客户各个分支机构的电脑访问NAS,通过VPN拨号访问NAS 20

九、 数据文件备份 24

十、 数据备份，容错安全保证 26

十一、 文件资料防止泄密安全保证 28

十二、 企业微信聊天记录管控，防止客户信息流失，企业微信服务与会话内容存档。 34

NAS 企业文档管理系统

文档管理：企业之殇

在做文档管理的市调过程中，发现很多电脑台数在百台以上的企事业单位，需要对整个企业的电脑文档集中管理，但在日常办公，各种电子文件资料都分散存储在个人的电脑上。询问企事业的负责人，描述办公电脑数量较多，资料存储又分散，没有进行集中存储，如此一来由于感染病毒、硬盘损坏、恶意删除而 出现文件丢失的情况时常发生。 近一半以上的企业管理者抱怨，文档管理如同鸡肋，往小了看，造成员工工作效率低下，往大了说，甚至牵系企业存亡。商战沉浮，溃于蚁穴。

　　事实上，随着信息化时代所带来的文档类数据爆炸式增长，企业在文档管理方面所存在的问题已呈多样化：无序化、存储零散个人化、调用困难、流通不畅、泄密频发等。因此，所造成的种种问题如企业运营成本居高不下；商业机密外泄成家常便饭，所造成的直接经济损失不可估量；时间大量被浪费，协调办公沟通 困难导致员工工作效率低下等，最终只能由企业自己买单。文档管理，已成企业之殇。

企事业单位对文档管理遇到的比较典型的问题

• 传统企业文档资料等信息资源无序化，无管理，需要时不易查找
• 需要共享时，通过移动硬盘或U盘互拷，移动存储很容易忘记丢失，并发生泄密事件。
• 传统资料存储重复，移动硬盘或U盘存储的资料散乱重复，有时很多一样的文件存在移动设备不同的文件夹，浪费存储容量。
• 传统共享文件不方便，需要共享资料所属主电脑关机或有密码时就无法共享，影响工作效率。
• 对外送修电脑里时资料容易外泄，发生企事业的资料艳照门事件。
• 传统文档管理没有员工变更、离职的资料保全机制，离职时造成资料丢失，企业蒙受损失。
• 传统企业资料共享访问时不能精确的进行权限控制，全部共享或全部禁止，做不成按部门按职位按项目，分层的对每个文件目录制定访问修改删除权限
• 传统办公文件无法做到移动办公，无法用一个智能手机或平板及时打开办公文档，影响工作
• 企业文档无多重保护，一无多版本保护，二无硬件容错保护，误删除和硬盘出故障资料就丢失。
• 每次为零时的项目或团队建立一个分享机制，也无法管理这个项目文档共享机制
• 多分支机构的跨区集团，无法建立一个上传下达及时稳定的技术通道，经常两地分派专人进行互传，如暂时遇到网络问题也会等待，消耗更多的不该发生的人力时间。
• 传统文档资料做不到全天24小时运转，并对重要服务器资料设计备份计划，按计划定时备份。

　 　NAS功能介绍

海量数据集中管理

多级访问权限设置，与企业的组织结构完整匹配，层层汇总，完美实现集中存储、统一授权，杜绝泄密隐患！根据机构、业务、项目、信息类型等多种维度，自由创建独立工作区。

全方位安全保护

全国三地实时备份，云端文件永不丢失

全程传输加密，系统级防泄密

成员访问权限统一设置，企业内部杜绝文件滥用

日志全程记录，确保成员任何行为可追溯

历史版本管理

系统自动保存文档的历史版本

历史版本可随时预览、下载

移动办公

任何时间、任何地点，通过移动终端随时处理工作

在线文档共享，随身携带组织信息档案库、产品库、知识库……

可拍摄照片实时上传，形成拍照协同

功能简表

文件管理

文件外链

文件/文件夹自动生成一个URL地址，一链分发给多人

历史版本

自动保存您的每一次修改结果

多终端支持

iPad、iPhone、Android、Windows、Mac、Linux

用户权限

共享权限

多角色权限，限制是否可上传、下载、编辑、删除文件等

共享文件夹

员工自行组织，完成项目文档协作

公司文件

公司集中管理，统一分配子账户访问权限

管理后台

日志

记录企业帐户内用户的登录记录

群组

按部门、项目组建立共享群组

组织架构

构建企业组织架构，支持多级部门、分公司管理

文件交接

员工离职，收回文件，保证知识文档不流失

数据安全

硬盘阵列

硬盘可做RAID0, RAID1, RAID5, RAID6, RAID10

数据备份

定制备份计划，定时备份重要的服务器资料到NAS

数据同步

制定同步机制，指定本地或异地电脑的目录和NAS实时同步

HA群集

搭建主从NAS，当主NAS出故障，从NAS及时接管主NAS工作

实例使用介绍

文档资料统一管理

按企事业的组织架构,建立一个统一的文案目录,利用同步功能将各个部门每台电脑的资料同步对应的NAS目录,实现企业的统一管理文档管理架构。查找资料时，通过组织架构，找到对应的目录，减少查找文档时间。

NAS，可以建立用户组，用户，为不同的用户组和用户分配不同的访问、使用权限。例如在一个大型的公司，可把同一部门的同事，建立在同一个用户组里，为其分配相周的权限。在同一部门内，因岗位工作的不同，可以不同的职工分配不同的权限。同一部门的员工即有所属组的权利，又有自己的权利。

按部门建的用户组

建立用户名

电脑如何通过共享使用NAS

文件共享访问通过WINDOWS 的SMB局域网共享，把共享文映射成本地网盘，就如同操作本地盘时，进行访问，修改，删除等

如何海量存储中对文件进行全文查找

将电脑零散的文件集中同步到NAS统一归档管理

按组织架构，制定同步计划，把企事业各个部门的各台电脑文档同步到NAS对应的共享目录，当销售部需要查看产品部相关的产品技术参数时，不用让产品部的同步把文件转过来，也不用带U盘过来拷贝，只需要查找NAS中产品部的共享文件夹，就可及时查看到相应的产品参数文档。当产品部的参数文档及时更新时，同步机制会把最新版本的文档及时同步到NAS中，保制文档是最新的。销售部也会把客户反馈的文档同步到销售部在NAS的共享目录，让产品部及里了解客户的对产品的反馈信息。

• 个人电脑的自动保存

重要资料存储在NAS服务器上，通过网盘共享存取，当电脑硬件或硬盘出现系统问题时，本地硬盘没有重要的资料，不会发生在修电脑过程中发生资料丢失，泄密数据的情况。

• 通过设置员工电脑同NAS的同步机制，当员工的文档与NAS对应的目录保持资料一致，同步程序设置最大32的版本，通过快照功能，可及里回溯原来版本，就是在极端情况被人为删除重要文件档，也可以通过恢复不同的同步版本，减少资料的损失。在员工离职的情况，也保证了企业的资料安全

如何为同步的部门设置权限

设置不同部门（用户组）对相应文件夹的访问，例如销售部对销售公司的文件可以只读或读写权利，但对财务资料，生产计划就禁止访问，精确的文档权限管理一方面方便部门之间协作共享，另一方面又让没有权限的员工禁止访问保密码文件，便于公司文档管理。

移动办公管理，如何使用手机平板

移动办公是NAS一大特色，通过私有云和移动APP的设置，员工在外出办公需要查询资料时，打开苹果，安卓，手机、平台的 DS FILE 的APP软件就可及里调出NAS的文件，查看到报表，文档。

并可以通过移动的DS PHOTO 及里分享企事业单位的宣传照片，产品照片，团队共享，年会照片等

文档资料多重要安全保护

回收站管理，误删除的文档及里恢复

同步机制32个文件版本，随时恢复

硬盘存储空间建立 RAID1、RAID5、RAID6、RAID10，在硬盘出现硬件故障的情况下，通过磁盘的阵列，插入一个新硬盘，自动重新建立阵列，恢复原来资料

将单位分散的电脑资料建立成一个虚拟的整体

可以把个人电脑的某个文件夹同步到对应的NAS文目录，例如把设计部的设计文档同步到对应的设计文件夹，并通过文件夹权限分配实现共享，当行政部需要共享财务部资料里，在财务部的电脑关机状态，也可以通过NAS进行共享访问。

用户可以同步到自己用户名下的HOME（个人私有的家目录），也可以同步到共享目录，以便大家共享，达到将整个公司数百台电脑资料在NAS中建立成一个整体，统一管理

同一帐号的FTP管理，

如何将本地NAS文件与公有云同步

• NAS 将本地备份至公有云，百度云，谷歌硬盘

客户各个分支机构的电脑访问NAS,通过VPN拨号访问NAS

** 外地员工通过电脑的VPN客户端拨号到总部NAS的客户端，进入总部一个大的局域网，通过SMB，映射总部NAS的共享目录为本身网盘，实现资料实时读写，VPN拨号数量30条。**

• 分部的NAS通过异步同步，与总部NAS保持文件一致

** 总部NAS通过异步同步，划出同步文件夹与分支机构的NAS接受文件夹保持资料文件完整一致，分支机构通过VRSYNC，自动上传分支构NAS到总部总NAS服务器，达到全国文件自动同步，异地本地访问**

数据文件备份

通过电脑或服务器的备份功能，可以建立20个版本，128个回溯点，通过版本恢复全部的文件，或通过回溯点恢复某一个文件

数据备份，容错安全保证

文件资料防止泄密安全保证

• 数据安全现状分析

• 泄密途径多样化

• 防止泄密的解决方案

• 防止泄密产品的技术原理

• 文件加密效果

• 产品安全保障（一）

• 产品安全保障（二）

企业微信聊天记录管控，防止客户信息流失，企业微信服务与会话内容存档。

编号

品牌型号

参数

单价

数量

小计

图示

1

企业微信

年服务费

1

2

查看员工聊天和语音

聊天内容和语音存储包，每个微信XXX元年

200

3

合计

腾讯按年收取